GARIS PANDUAN KEPAK NEGERI

---

1. Tujuan

• Garis Panduan ini disediakan dengan tujuan untuk menyelaras pentadbiran dan pengurusan KEPAK Negeri agar berjalan dengan teratur dan lancar mengikut peraturan-peraturan yang telah di tetapkan.

• Kesatuan Pegawai Eksekutif (KEPAK) adalah organisasi tertinggi yang mewakili skim perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir di Malaysia.

• Bagi memudahkan urusan pentadbiran dan sehingga di beritahu kelak, dalam konteks perhubungan KEPAK dengan Negeri, KEPAK akan disebut sebagai KEPAK Kebangsaan dan di peringkat negeri akan disebut sebagai KEPAK Negeri.

 

2. KEPAK Negeri

• KEPAK Negeri merupakan satu Jawatankuasa Pengelola Peringkat Negeri yang ditubuhkan oleh KEPAK Kebangsaan bagi mewakili PPT di sesebuah negeri tersebut.

• KEPAK Negeri merupakan wakil KEPAK Kebangsaan secara langsung di dalam sesebuah negeri berkenaan.

• KEPAK Negeri menjalankan tugas untuk melaksanakan aktiviti dan dasar yang telah di tetapkan.

 

3. Negeri Yang Tidak Mempunyai Persatuan PPT

• KEPAK Negeri di wujudkan dengan matlamat untuk menyelaras aktiviti PPT di negeri-negeri yang tidak mempunyai persatuan PPT atau jawatankuasa tetap yang lain.

• KEPAK Negeri akan berfungsi sebagai Jawatankuasa Pengelola untuk menyelaras aktiviti PPT di negeri berkenaan.

 

4. Negeri Yang Mempunyai Persatuan PPT 

• Bagi negeri-negeri yang mempunyai Persatuan PPT dan secara rasmi mewakili PPT di negeri berkenaan, Persatuan PPT tersebut boleh diterima sebagai mewakili KEPAK Negeri.

• Oleh yang demikian, tiada keperluan untuk menubuhkan sebuah Jawatankuasa Pengelola secara berasingan.

 

5. Pengerusi KEPAK Negeri 

• Pengerusi KEPAK Negeri adalah PPT yang dilantik oleh KEPAK Kebangsaan.

• Pengerusi KEPAK Negeri mestilah seorang yang keahliannya masih sah.

• Pengerusi KEPAK Negeri perlu mempunyai kepimpinan dan sokongan PPT di negeri tersebut.

 

6. Kuasa Pelantikan Pengerusi KEPAK Negeri

• Kuasa Pelantikan Pengerusi KEPAK Negeri adalah daripada Jawatankuasa KEPAK Kebangsaan.

• KEPAK Negeri hendaklah mengemukakan cadangan nama untuk pelantikan Pengerusi KEPAK Negeri kepada KEPAK Kebangsaan.

 

7. Tempoh Pelantikan 

• Tempoh pelantikan Pengerusi KEPAK Negeri adalah untuk tempoh dua (2) tahun.

• Tempoh pelantikan ini boleh disambung bagi memastikan kesinambungan dan menepati syarat yang telah di tetapkan.

 

8. Pelucutan Jawatan Pengerusi KEPAK Negeri

• Pelucutan jawatan Pengerusi KEPAK Negeri adalah dibawah bidang kuasa KEPAK Kebangsaan.

• Pelucutan jawatan Pengerusi KEPAK Negeri berlaku apabila berlaku permintaan bertulis daripada dua per tiga (2/3) Jawatankuasa Negeri.

 

9. Pelantikan Pemangku Pengerusi KEPAK Negeri

• KEPAK Kebangsaan boleh melantik Pemangku Pengerusi KEPAK Negeri apabila ada permintaan daripada Pengerusi Negeri yang sedia ada membuat permohonan untuk berehat atas sebab-sebab kesihatan atau masalah peribadi yang lain.

• Pelantikan Pemangku Pengerusi KEPAK Negeri juga akan dibuat apabila Pengerusi KEPAK Negeri telah bersara.
• Pelantikan Pemangku Pengerusi KEPAK Negeri boleh dibuat sekiranya beliau tidak lagi memegang jawatan Pengerusi Persatuan PPT di negeri berkenaan.

 

10. Jawatankuasa KEPAK Negeri Bagi Negeri Tidak Mempunyai Persatuan PPT

• Jawatankuasa KEPAK Negeri perlu dilantik seperti berikut :

1. Jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada lima (5) orang;
2. Dua (2) orang Juru Audit.

• Jawatankuasa KEPAK Negeri ini adalah Jawatankuasa yang akan berkhidmat mengikut tempoh pelantikan Pengerusi KEPAK Negeri

• KEPAK Negeri boleh mengambil inisiatif untuk membuat permohonan mendaftarkan KEPAK Negeri di bawah Pendaftar Pertubuhan jika dipersetujui oleh semua Ahli Jawatankuasa.

 

11. Jawatankuasa KEPAK Negeri Bagi Negeri Yang Mempunyai Persatuan PPT 

• Jawatankuasa KEPAK Negeri adalah terdiri daripada Jawatankuasa Persatuan PPT Negeri berkenaan.

• KEPAK Negeri mempunyai hak untuk menambah bilangan Jawatankuasa untuk melaksanakan tugas berkaitan KEPAK.

• KEPAK Negeri perlu memaklumkan kepada KEPAK Kebangsaan apabila berlaku perubahan didalam komposisi jawatankuasa KEPAK Negeri.

 

12. Senarai AJK KEPAK Negeri

• Senarai AJK KEPAK Negeri perlu dihantar kepada KEPAK Kebangsaan untuk rekod pada setiap awal tahun.

• Senarai AJK KEPAK Negeri perlu dihantar sekiranya terdapat perubahan jawatan di dalam Jawatankuasa KEPAK Negeri.

 

13. Perwakilan KEPAK ke Persidangan Dwi-Tahunan KEPAK

• KEPAK Negeri boleh mencalonkan nama PPT untuk ke Persidangan Dwi-Tahunan KEPAK.

• Maklumat lengkap mengenai Persidangan Dw-Tahunan KEPAK akan dihantar kepada KEPAK Negeri.

 

14. Mesyuarat Jawatankuasa KEPAK Negeri

• KEPAK Negeri hendaklah mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa empat (4) kali dalam setahun.

• Agenda Mesyuarat adalah ditentukan oleh KEPAK Negeri.

 

15. Mesyuarat Jawatankuasa Khas KEPAK Negeri 

• Mesyuarat Jawatankuasa Khas KEPAK Negeri boleh dibuat dengan tujuan membincangkan aktiviti KEPAK Negeri.

 

16. Minit Mesyuarat Jawatankuasa KEPAK Negeri 

• Salinan (soft copy) Minit Mesyuarat Jawatankuasa KEPAK Negeri hendaklah di hantar kepada Setiausaha KEPAK Kebangsaan untuk tujuan rekod.

• Bagi KEPAK Negeri yang mempunyai Persatuan PPT, minit yang dihantar adalah berkaitan dengan keputasan yang melibatkan KEPAK Negeri sahaja.

 

17. Keahlian KEPAK 

• KEPAK Negeri perlu menjalankan aktiviti untuk menambah bilangan keahlian KEPAK.

• KEPAK Negeri perlu meluaskan usaha mencari Ahli yang terdiri daripada PPT yang berkhidmat dengan Badan Berkanun dan lain-lain agensi.

 

18. Kutipan Yuran Masuk dan Yuran Tahunan KEPAK

 

• Yuran Masuk dan Yuran Tahunan KEPAK adalah dibawah bidang kuasa KEPAK Kebangsaan. 

• KEPAK Negeri tidak boleh membuat kutipan yuran masuk dan yuran tahunan.

• Sekiranya pemohon (ahli baru) ingin membuat bayaran, KEPAK Negeri diminta menasihat mereka untuk berhubung dengan Biro Keahlian, KEPAK Kebangsaan.

 

19. Mesyuarat Pengurusan KEPAK Kebangsaan 

• Pengerusi KEPAK Negeri akan dijemput ke Mesyuarat Jawatankuasa Bersama KEPAK Kebangsaan pada setiap tahun.

• Mesyuarat Jawatankuasa Bersama KEPAK Kebangsaan ini dianggotai oleh KEPAK Kebangsaan dan Pengerusi KEPAK Negeri.

 

20. Penglibatan Ahli KEPAK dan PPT Di Dalam Aktiviti

20.1 KEPAK Negeri perlu memastikan penglibatan sepenuhnya Ahli KEPAK di Negeri dan juga PPT didalam pelbagai aktiviti KEPAK.

20.2  KEPAK Negeri perlu menggalakkan Ahlinya untuk menyertai aktiviti KEPAK Kebangsaan.

 

21. Letterhead KEPAK Negeri

• KEPAK Negeri boleh menggunakan letterhead KEPAK dengan meletakkan nama negeri dan juga alamat perhubungan KEPAK Negeri untuk urusan surat menyurat.

• Dilampirkan contoh untuk rujukan.

 

22. Kewangan KEPAK Negeri

• KEPAK Negeri digalakkan berusaha untuk menambahkan sumber kewangan untuk menjalankan aktiviti.

• KEPAK Negeri disaran untuk memohon peruntukan daripada Kerajaan Negeri dan sector swasta.

 

23. Bantuan Kewangan Kepada KEPAK Negeri

23.1 KEPAK Negeri boleh membuat permohonan bantuan kewangan untuk menjalankan aktiviti untuk dipertimbangkan oleh KEPAK Kebangsaan.

23.2 Laporan bertulis perlu di kemukakan oleh KEPAK Negeri kepada KEPAK Kebangsaan untuk setiap aktiviti yang di anjurkan menggunakan bantuan kewangan KEPAK Kebangsaan.

 

24. Komitmen kepada KEPAK

• KEPAK Negeri perlu memastikan wujudnya komitmen Ahli KEPAK terhadap setiap aktiviti yang dijalankan.

• KEPAK Negeri juga perlu memberikan sokongan dan penyertaan terdapat aktivi yang dianjurkan oleh KEPAK Kebangsaan.

 

25. Laporan Aktiviti Tahunan

• KEPAK Negeri perlu menghantar laporan aktiviti tahunan kepada KEPAK Kebangsaan pada setiap tahun.

• Laporan perlu merangkumi latar belakang program, jumlah peserta, matlamat, pencapaian dan gambar.

 

26. Perancangan Aktiviti 

• KEPAK Negeri perlu menyediakan jadual perancangan aktiviti sepanjang tahun.

26.2  Jadual perancangan aktiviti ini perlu di hantar kepada KEPAK Kebangsaan untuk rekod dan koordinasi.

 

27. Biro KEPAK Negeri

• KEPAK Negeri perlu menubuhkan Biro untuk menjalankan aktiviti.

• Biro di KEPAK Negeri hendaklah selari dengan Biro KEPAK Kebangsaan iaitu :

1. Biro Pembangunan Modal Insan
2. Biro Skim

• Biro Sukan dan Kebajikan

1. Biro Ekonomi
2. Biro Keahlian
3. Biro Seranta

• Biro Wanita

 

28. Website KEPAK Negeri

• KEPAK Negeri akan diberikan ruangan untuk memaparkan info dan aktiviti KEPAK Negeri di dalam website terbaru KEPAK Kebangsaan yang akan dilancarkan pada bulan Ogos 2016.

• KEPAK Negeri boleh mengirimkan artikel dan laporan aktiviti untuk dimuatkan di dalam ruangan berkenaan.

 

29. Hubungan Dengan Pimpinan Negeri Masing-Masing

29.1 KEPAK Negeri perlu menjalinkan hubungan yang baik dengan Pimpinan Negeri masing-masing.

 

30. Etika

30.1 KEPAK Negeri perlu mematuhi segala etika organisasi yang ada didalam garis panduan ini.

 

31. Hubungan dengan CUEPACS Negeri

• KEPAK Negeri perlu menjalankin hubungan erat dan melibatkan diri dengan CUEPACS Negeri.

• KEPAK perlu mengambil bahagian yang aktif didalam aktivi CUEPACS Negeri.

 

32. Hubungan Dengan Kesatuan Sekerja Yang Lain

• KEPAK Negeri perlu menjalinkan hubungan dengan Kesatuan Sekerja yang lain.

 

33. Tindakan Tatatertib

• KEPAK Negeri perlu memastikan tiada ahli yang terlibat dengan sebarang tindakan tatatertib.

 

34. Pertikaian

• Sekiranya berlaku sebarang pertikaian serius didalam pengurusan KEPAK Negeri, Pengerusi Negeri perlu membuat laporan kepada KEPAK Kebangsaan.

• KEPAK Kebangsaan akan membuat penilaian dan memberikan cadangan penyelesaian terhadap pertikaian tersebut.

 

35. Kuatkuasa

• Garis Panduan ini berkuatkuasa pada 01 Jun 2016.